GT Print

GT Print

Onder de noemer Gemeentelijke Telecommunicatie (GT) besteedt VNG Realisatie voor gemeenten printdiensten aan.

Doel van dit product

Gemeenten nemen op de door hen gewenste wijze en tegen collectieve tarieven printdiensten af.

Waarom

Gemeenten doen mee met één centrale aanbesteding en hoeven dus niet zelf aan te besteden. Ook het contractbeheer wordt door VNG Realisatie uitgevoerd. Dit ontzorgt gemeenten en verlaagt de aanbestedings- en beheerkosten.

Andere centrale inkoopprojecten van VNG Realisatie, zoals GT Vaste Communicatie en GT Mobiele Communicatie, hebben hun nut bewezen. De aanbestedingen zijn hoogwaardig, er is een goede marktwerking bereikt en de gemeenten zijn ontzorgd in het beheer.

De beoordeling van de offertes voor GT Print is afgerond. De raamovereenkomsten worden (onder voorbehoud van bezwaar en verificatie) gegund aan Ricoh, Canon, PCI, Bechtle en Xerox. De bezwaartermijn loopt tot en met 6 augustus 2020.

Kenmerken GT Print

GT Print is een Europese aanbesteding van Multifunctional printers (Printer, scanner en optioneel de mogelijkheid tot een faxkaart) en single functional printers (SFP's). GT Print heeft 204 deelnemers: 178 gemeenten en 26 deelnemingen die  ongeveer 6000 printers aanbesteden, verdeeld over MFP’s (4500) en SFP’s (1500).

Het betreft een raamovereenkomst afgesloten met vijf partijen, onder voorbehoud van bezwaar en verificatie. De looptijd van die raamovereenkomsten is maximaal 4 jaar. Binnen die looptijd worden met die raamcontractanten minicompetities gehouden. De overeenkomsten die daarmee worden afgesloten, hebben een looptijd van maximaal 7 jaar.

De printbehoefte van de deelnemers is grotendeels identiek: het printen op SFP’s en printen, kopiëren en scannen op MFP’s. De verschillen tussen de deelnemers zitten in omvang en complexiteit. Om met die verschillen om te gaan, maakt de aanbesteding onderscheid in primaire en secundaire specificaties. Primaire specificaties gelden voor iedere deelnemer.

Secundaire specificaties zijn eisen die gelden voor deelnemers die daar behoefte aan hebben. Een voorbeeld is het afnemen van verhoogde service levels. De secundaire specificaties onderscheiden zich op de volgende aspecten van een ‘wens’:

  • Als een deelnemer behoefte heeft aan een secundaire specificatie, dan is dit, in tegenstelling tot een wens, niet optioneel. Kortom, als een gemeente verhoogde service levels wil afnemen, dan moet de raamcontractant die aanbieden;
  • Secundaire specificaties zijn, in tegenstelling tot wensen, niet bij de basisprijs inbegrepen. Als een gemeente verhoogde service levels wil afnemen, dan mag de leverancier hier een tarief voor rekenen. Dit tarief weegt mee in de minicompetitie;
  • Als een leverancier niet aan een secundaire specificatie kan voldoen, dan kan die dispensatie vragen voor deelname aan de betreffende minicompetitie. Dit zorgt ervoor, dat leveranciers die niet altijd kunnen leveren kans hebben om raamcontractant te worden. Ze doen alleen mee aan die minicompetities waar ze aan de specificaties kunnen voldoen.

Planning en vragen

De planning (per 20 juli 2020) is als volgt:

  • Het definitieve strategiedocument is door de stuurgroep GT vastgesteld;
  • Tussen 11 juni en 31 oktober 2019 mochten gemeenten en deelnemingen zich inschrijven voor GT Print. Er zijn 155 aanmeldingen binnengekomen. Daarna is tussen 22 oktober en 6 november een marktconsultatie gehouden en waarop zeven reacties zijn binnengekomen;
  • Het Spec-P en bestek zijn gepubliceerd en marktpartijen konden tot 26 juni 2020 inschrijven op de aanbesteding. Tussen 26 juni en 17 juli zijn ingediende offertes beoordeeld en zijn leveranciers aangewezen.
  • Op 17 juli is de gunningsbeslissing (voorlopige gunning) genomen. VNG is voornemens om met Ricoh, Canon, PCI, Bechtle en Xerox een raamovereenkomst aan te gaan. Dit is onder voorbehoud van bezwaar en verificatie.”
  • Tot en met 6 augustus 2020 kan door inscrhrijvers bezwaar worden gemaakt tegen de voorgenomen gunning.”
  • In augustus worden de raamovereenkomsten getekend. Op 22 september starten de minicompetities.

Vraag en antwoord

Op het VNG Forum zijn de door de gemeenten gestelde vragen over GT Print beantwoord. Vragen over de aanbesteding zelf stelt u altijd via CTM Solution.

Dit forum is alleen toegankelijk voor medewerkers van gemeenten en deelnemingen. Stuur na uw aanmelding een aparte mail naar naar gtproject@vng.nl en voor toegang tot de community GT. Dit is een afgeschermd deel binnen het VNG forum waar u de vragen en antwoorden kunt bekijken.