GT Microsoft

GT Microsoft

Alle Nederlandse gemeenten kunnen vanaf 1 februari 2019 gebruikmaken van de gemeentelijke voorwaarden van Microsoft. Gemeenten bepalen zelf of ze er gebruik van maken.

Doel van dit product

Gemeenten schaffen onder collectieve gemeentelijke voorwaarden producten en diensten van Microsoft aan.

Waarom

De Microsoft werkplek (met onder andere de MS Office producten, Windows 10, beveiligingsproducten, samenwerkingsproducten en mail) gaat ingrijpend veranderen:

  • Het licentiemodel wijzigt van koop per apparaat naar huur per persoon;
  • De wijze van installatie en beheer wijzigt;
  • De opslag van de gegevens wijzigt, waardoor gegevens in de Microsoft Cloud opgeslagen kunnen worden. Hier zijn keuzemogelijkheden en variaties mogelijk;
  • De AVG is van kracht geworden, waardoor nieuwe eisen gesteld worden aan, met name, de opslag van gegevens in de Cloud.

De stuurgroep GT heeft opdracht gegeven om te komen tot de genoemde gemeentelijke voorwaarden. Het project is met veel draagvlak uitgevoerd: met de actieve participatie van 15 gemeenten en deelnemingen en op de achtergrond hebben nog eens 67 gemeenten en deelnemingen meegedaan. 

  • Het onderhandelingsresultaat is uitsluitend beschikbaar voor de Nederlandse gemeenten en deelnemingen. Het is optioneel en de keuze om er gebruik van te maken ligt bij de gemeente of deelneming.
  • Medewerkers van gemeenten en deelnemingen kunnen het onderhandelingsresultaat downloaden van de besloten community. Hier is ook een uitgebreide toelichting van het bereikte resultaat te vinden en de procedure om gebruik te maken van de resultaten.

Uitkomsten onderhandelingen

De samenwerking heeft geresulteerd in het volgende onderhandelingsresultaat:

  • Verbetering van de juridische voorwaarden voor opslag van gegevens in de Cloud Hierbij is nauw samengewerkt met het Rijk, die sinds 2017 al verbeterde juridische voorwaarden hebben
  • Betere commerciële voorwaarden voor gebruik van Microsoft-producten De verbetering van de commerciële voorwaarden zijn toegespitst op de situatie bij gemeenten, waarbij met name ingegaan is op het gebruik van een mix van oude en nieuwe versies van Office.
  • Commercieel aanbod voor een gemeentelijke overheidswerkplek Dit aanbod bestaat uit:
    • Een staffelkorting op de Microsoft suite.
    • Een aanbod voor bepaalde beveiligingsproducten.

Eerste software project GT initiatief

Het project GT Microsoft is het eerste project voor software onder het GT initiatief. Het biedt deelnemers voordelen bij de aanschaf en het gebruik van Microsoft producten en diensten voor de werkplek. Steeds meer gemeenten kijken hiervoor naar Microsoft 365, de cloud gebaseerde werkplektoepassingen van Microsoft. Hierbij is het van belang, dat het gebruik van deze producten en diensten in lijn is met wet- en regelgeving onder meer op het gebied van privacy en security.

De ervaringen van gemeenten met Microsoft 365 in combinatie met het werken in de Cloud zijn verzameld in het document “Ervaringen van gemeenten met Microsoft 365”. Medewerkers van gemeenten downloaden het document gratis vanaf de besloten GT community.

Privacy- en Security Baseline

De Privacy- en Security baseline is een adviesrapport. Het legt de relatie tussen de vereisten vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) en de AVG enerzijds en de waarborgen die Microsoft op dit vlak biedt vanuit het Microsoft 365 Cloud platform anderzijds. Hierbij is gebruik gemaakt worden van eerder uitgevoerde onderzoeken op dit gebied. Het rapport is beschikbaar voor medewerkers van gemeenten.

Gemeenten blijven zelf verantwoordelijk voor de eigenrisico-analyse en dataclassificatie, waaronder, op grond van de privacy wetgeving, de Data Protection Impact Assessments (DPIA). 

Gemeentelijke voorwaarden voor gebruik Microsoft

Met Microsoft wordt gesproken over overkoepelende voorwaarden voor het gebruik van de Microsoft producten en diensten. De gemeentelijke voorwaarden liggen op het gebied van:

  • Waarborgen voor privacy en security;
  • Ondersteuning bij migratie;
  • Verlaging van de Total Cost of Ownership (korting op licenties is niet het primaire doel, maar is ook niet uitgesloten);
  • Afspraken voor contractbeheer. 

Gemeenten blijven zelf verantwoordelijk voor de aanbesteding van licenties en voor de aanbesteding van de License Service Provider. Bij het afsluiten van een Microsoft contract wordt vervolgens een relatie gelegd met de voorwaarden die vanuit het project GT Microsoft zijn gerealiseerd.

DPIA SLM Microsoft Rijk

De SLM Microsoft Rijk heeft een DPIA uitgevoerd op Microsoft 365. Het Rijk en VNG werken samen om de bevindingen adequaat te adresseren. Onderdeel van die inspanning is dat het Rijk en VNG rekening houden met verdere ontwikkelingen door Microsoft in Office 365 Pro Plus en het bieden van additionele informatie, die kunnen helpen bij het adresseren van bevindingen van het DPIA rapport.