GT Microsoft

GT Microsoft

Alle gemeenten maken gebruik van diensten en producten van Microsoft. Vanwege dit wijdverbreide gebruik is vanuit de Gemeente Telecommunicatie besloten in onderhandeling te treden met Microsoft. Van de resultaten kan letterlijk elke gemeente de vruchten plukken.

Doel van dit product

Gemeenten schaffen onder collectieve gemeentelijke voorwaarden producten en diensten van Microsoft aan.

Waarom

Het project GT Microsoft is het eerste project voor software onder het GT initiatief. Het biedt deelnemers voordelen bij de aanschaf en het gebruik van Microsoft producten en diensten voor de werkplek. Steeds meer gemeenten kijken hiervoor naar Microsoft 365, de cloud gebaseerde werkplektoepassingen van Microsoft. Hierbij is het van belang, dat het gebruik van deze producten en diensten in lijn is met wet- en regelgeving onder meer op het gebied van privacy en security.

De ervaringen van gemeenten met Microsoft 365 in combinatie met het werken in de Cloud zijn verzameld in het document “Ervaringen van gemeenten met Microsoft 365”. Medewerkers van gemeenten downloaden het document gratis vanaf de besloten GT community.

Privacy- en Security Baseline

De Privacy- en Security baseline is een adviesrapport. Het legt de relatie tussen de vereisten vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) en de AVG enerzijds en de waarborgen die Microsoft op dit vlak biedt vanuit het Microsoft 365 Cloud platform anderzijds. Hierbij is gebruik gemaakt worden van eerder uitgevoerde onderzoeken op dit gebied. Het rapport is beschikbaar voor medewerkers van gemeenten.

Gemeenten blijven zelf verantwoordelijk voor de eigenrisico-analyse en dataclassificatie, waaronder, op grond van de privacy wetgeving, de Data Protection Impact Assessments (DPIA). 

Gemeentelijke voorwaarden voor gebruik Microsoft

Met Microsoft wordt gesproken over overkoepelende voorwaarden voor het gebruik van de Microsoft producten en diensten. De gemeentelijke voorwaarden liggen op het gebied van:

  • Waarborgen voor privacy en security;
  • Ondersteuning bij migratie;
  • Verlaging van de Total Cost of Ownership (korting op licenties is niet het primaire doel, maar is ook niet uitgesloten);
  • Afspraken voor contractbeheer. 

Gemeenten blijven zelf verantwoordelijk voor de aanbesteding van licenties en voor deaanbesteding van de License Service Provider. Bij het afsluiten van een Microsoft contract wordt vervolgens een relatie gelegd met de voorwaarden die vanuit het project GT Microsoft zijn gerealiseerd.

Microsoft Amendement

Microsoft heeft een amendement beschikbaar gesteld dat gemeenten de mogelijkheid biedt om eerder dan bij de eventuele verlenging gebruik te maken van de ‘gemeentelijke voorwaarden’ voor Office 365. Via de aan uw gemeente aangewezen Microsoft accountmanager kan aanvullende informatie worden opgevraagd.

Zoals aangegeven, streeft het project naar gemeentelijke voorwaarden voor gebruik van Microsoft producten en diensten. Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor het aanbesteden van de diensten die door Microsoft geleverd worden. Hierbij kan dan verwezen worden naar de gemeentelijke voorwaarden die met Microsoft zijn overeengekomen. Daarnaast zijn de gemeenten zelf verantwoordelijk voor het treffen van security- en privacy maatregelen, zoals het uitvoeren van een Data Protection Impact Assessment (DPIA) en het aanstellen van een Chief Information Security Officer (CISO).