e-factureren

E-factureren

Elektronisch factureren (e-factureren) is het digitaal versturen en automatisch verwerken van een factuur. Het levert tijd op omdat automatische verwerking fouten vermindert.

E-factureren is de vervolgstap op het ontvangen en verwerken van gescande facturen of facturen per PDF.

Doel van dit product

Het doel van e-factureren is de huidige verwerking van facturen te automatiseren en het verwerkingsproces te optimaliseren conform afgesproken standaarden. Op deze manier werken ondernemers en gemeenten efficiënter en besparen ze kosten.

E-Factureren verplicht voor overheden

In de EU-richtlijn (2014/55/EU) staat dat alle (aanbestedende diensten) per 18 april 2019 e-facturen van leveranciers kunnen verwerken. Gemeenten vallen hier ook onder en dienen ervoor te zorgen dat zij e-facturen kunnen verwerken. Veruit de meeste gemeenten voldoen inmiddels aan deze EU-richtlijn.

Met e-factureren optimaliseren gemeenten zowel de dienstverlening voor ondernemers als hun interne bedrijfsvoering. Een geautomatiseerde gegevensverwerking levert in vergelijking met papieren facturen verschillende voordelen op:

  • Een flinke kostenbesparing;
  • Een snellere verwerking van facturen;
  • Minder administratieve fouten.

Implementeren E-Factureren

Tot 30 juni 2019 werden gemeenten ondersteund bij de implementatie door PIANOo. Na deze datum wordt er geen aansluit ondersteuning meer aangeboden. Wel kunnen gemeenten nog op de PIANOo website documentatie over e-factureren vinden.  

Om het gebruik van e-facturen te stimuleren kunt u contact opnemen met uw toeleveranciers. Op de website van PIANOo staat hiervoor een onboardingstrategie. 

Om leveranciers te stimuleren e-facturen te sturen is e-facturen opgenomen in de standaard inkoopvoorwaarden van gemeenten. VNG Realisatie biedt ondersteuning bij leveranciersmanagement en het aanpassen van de inkoopvoorwaarden. E-factureren is opgenomen in de softwarecatalogus.

Tot 30 juni werd door het programmabureau PIANOo de status van aangesloten gemeenten bijgehouden. De VNG neemt deze monitor functie over. Gemeenten die na deze datum implementatie van e-factureren hebben afgerond, kunnen dit doorgeven via het email adres SecretariaatBeleid@VNG.NL.

Deze wordt dan verwerkt in het dashbord op “Waar staat je gemeente“. Het dashbord wordt maandelijks geüpdate.

 

 

Om leveranciers te stimuleren e-facturen te sturen is e-facturen opgenomen in de standaard inkoopvoorwaarden van gemeenten. VNG Realisatie biedt ondersteuning bij leveranciersmanagement en het aanpassen van de inkoopvoorwaarden. E-factureren is opgenomen in de softwarecatalogus.

E-facturen ontvangen en verwerken

Om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken is een aantal processtappen van belang om te onderscheiden:

  1. Techniek. De gemeente heeft de technische oplossing om e-facturen te ontvangen en verwerken (hiermee wordt voldaan aan de verplichtingen van de EU Richtlijn).
  2. Proces. Wanneer een gemeente e-facturen kan ontvangen, worden bepaalde stappen in het proces van de factuurverwerking aangepast (voor wat betreft het ontvangen, data entry (scannen + controle), goedkeuring (checks & balances) en archiveren).
  3. Adoptie / gebruik. Het is niet alleen relevant dat de gemeente klaar is om e-facturen te ontvangen. Het is ook relevant dat er voldoende toeleveranciers zijn die e-facturen sturen naar gemeenten, onder andere om daarmee routine in het werkproces op te bouwen.
  4. Automatisch boekhouden. Het is nu nog een toekomstbeeld voor de middellange termijn, maar e-factureren via Simpler Invoicing FULL heeft de potentie dat hierdoor automatisch boekhouden mogelijk wordt, waarbij facturen zonder enige menselijke interactie betaalbaar kunnen worden gesteld. Dit stelt wel hoge eisen aan de inkoop-, order- en verplichtingenadministratie.

De afdelingen Financiële Administratie en ICT spelen een rol, maar ook inkoop en organisatorische aspecten zijn van belang. Dit betekent dat dit project de hele organisatie raakt en het is derhalve van belang om een multidisciplinair team samen te stellen.

Simplerinvoicing

Simpler Invoicing is een eenvoudige manier waarmee iedereen elektronisch facturen kan versturen en ontvangen. Simplerinvoicing is een netwerkstelsel van afspraken tussen softwareleveranciers en e-factuurdienstverleners, dat het mogelijk maakt om e-facturen uit te wisselen tussen deze partijen. Simplerinvoicing is geen eigen platform. Stichting Simplerinvoicing wordt beheerd door de onafhankelijke beheerorganisatie SIDN.

Meer weten of aan de slag?

Meer weten over dit product? Neem contact op met het accountmanagement van VNG Realisatie, zij zijn het aanspreekpunt voor alle vragen over VNG Realisatie.

Simpler Invoicing

Op de website van Simplerinvoicing is meer informatie te vinden over e-facturatie via Simplerinvoicing. Ook staat er een toelichting in de one-pager van Simplerinvoicing.  

Simplerinvoicing

Gemeenten als leverancier

Meer informatie en uitleg over e-factureren voor leveranciers van de Rijksoverheid staat op de website van Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR).

Helpdesk e-factureren

E-Factureren in de praktijk

De gemeente Meppel heeft e-factureren onlangs succesvol ingevoerd. De implementatie nam de nodige tijd, maar e-factureren is nu echt 'in productie' en de eerste leveranciers sturen al e-facturen. Meer hierover in het artikel op pianoo.nl.

Een van de gemeenten die al in een betrekkelijk vroeg stadium de stap maakte naar e-factureren, is Borger-Odoorn (ruim 25.000 inwoners). Sinds 2017 is e-factureren opgenomen in het inkoopbeleid van de Drentse gemeente.