Leveranciersmanagement

Leveranciersmanagement

Veel van de softwareprogramma’s waarmee u werkt zijn -direct of indirect-met elkaar gekoppeld en wisselen zo gegevens uit. Daarom maakt VNG voor gemeenten afspraken met leveranciers, gebruikersverenigingen en samenwerkingsverbanden, oftewel: leveranciersmanagement. Hierbij worden onder andere afspraken gemaakt over standaarden voor koppelingen en gegevensuitwisseling, transparantie, release planningen, kennisuitwisseling en het testen van software voor de gemeenten.

Belang van dit onderwerp

U bereikt een betere dienstverlening door te werken met een transparante en evenwichtige IT-architectuur. De toepassing van standaarden is hierbij cruciaal.

Waarom

Als gemeente of samenwerkingsverband van gemeenten ontwikkelt u uw ICT-infrastructuur en informatievoorziening voortdurend. Daarmee verbetert u de dienstverlening aan inwoners en ondernemers en maakt u uw bedrijfsvoering efficiënter.

Veel van de softwareprogramma's waarmee u werkt zijn -direct of indirect- met elkaar gekoppeld en wisselen zo gegevens uit. Ook zijn die programma's gekoppeld aan de basisregistraties. Om dat grootschalig en in een goed functionerende ICT-markt te realiseren, maakt VNG voor gemeenten afspraken met leveranciers, gebruikersverenigingen en samenwerkingsverbanden. Hierbij maken we onder andere afspraken over te ontwikkelen en in te bouwen standaarden voor koppelingen en gegevensuitwisseling, transparantie, releaseplanningen, kennisuitwisseling en het testen van software voor de gemeenten en samenwerkingsverbanden. Afspraken met leveranciers, gebruikersverenigingen en samenwerkingsverbanden zijn vastgelegd in een overkoepelend convenant.

Als gemeente kunt u uw dienstverlening versterken door te werken met een transparante en evenwichtige IT-architectuur. Daarbij speelt de toepassing van standaarden een cruciale rol. Gezamenlijk streven gemeenten, leveranciers en VNG ernaar om waar relevant en mogelijk te werken met softwareprogramma's die voldoen aan de afgesproken standaarden. Dat noemen we compliancy. VNG onderscheidt vier fases in opdrachtgeverschap.

Vier fasen van opdrachtgeverschap

Hoe moet je te werk gaan als je als gemeente graag met ICT-opdrachtgeverschap aan de slag wilt, maar nog niet precies weet hoe? VNG Realisatie biedt hierin graag de helpende hand. De ondersteuning die VNG Realisatie biedt bestaat uit de volgende onderdelen.

Fase 1: Oriëntatie 

Deze fase heeft twee doelen: Marktoriëntatie: gericht op zoek naar leveranciers die bieden wat u nodig heeft. Gemeentelijke architectuurplaat: inzichtelijk maken wat u als gemeente al heeft.

Doe een Marktoriëntatie

  • Tijdens de Marktoriëntatie stelt u vast welke leveranciers invulling geven aan de gemeentelijke behoefte bij een ICT-vervangings- of investeringsvraagstuk. De GEMMA softwarecatalogus biedt inzicht in de aanbieders van een referentiecomponent. Op zoek naar een gegevensmagazijn? Ga naar de Softwarecatalogus, zoek op Gegevensmagazijn en kijk in het overzicht voor alle aanbieders.

Architectuurplaat

  • Zet mogelijke oplossingen op de gemeentelijke architectuurplaat.
  • Een softwarecomponent van een leverancier levert één of meerdere referentiecomponenten uit het GEMMA Applicatielandschap. Dat is een hulpmiddel bij het in kaart brengen van uw gemeentelijke architectuurplaat. Vul het huidige gemeentelijke applicatielandschap in het GEMMA applicatielandschap aan met het resultaat van de marktoriëntatie. Zo ziet u hoe vaak een referentiecomponent binnen uw gemeente beschikbaar is (0, 1 of meerdere keren).
  • Vervolgens maakt u zichtbaar welke standaarden een rol spelen bij uw ICT-vervangings- of investeringsvraagstuk. Hiervoor kunt u de Ketenplaten gebruiken. De Ketenplaten, onderdeel van het GEMMA applicatielandschap, geven per keten weer welke referentiecomponenten en standaarden een rol spelen. 

Fase 2: Selectie en Inkoop

Doe een offerteaanvraag

  • Vraag offertes op en verklaar al vanaf de offerteaanvraag de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) van toepassing. De GIBIT helpt u om te waarborgen dat u een product krijgt dat aansluit bij uw behoefte en doelstellingen, en waarvoor duidelijke afspraken zijn gemaakt. De aanbeveling is daarom dat gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden de GIBIT opnemen in hun inkoopbeleid en gebruiken bij de inkoop van IT. Door gebruik van de GIBIT worden de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen van toepassing verklaard (artikel 6.1). De Gemeentelijke ICT-Kwaliteitsnormen betreffen normen en standaarden die verplicht zijn.
  • Naar aanleiding van de ontvangen offertes: kijk in de GEMMA Softwarecatalogus welke standaarden worden ondersteund en vraag voor de standaarden waarbij de compliancy succesvol is aangeduid om het testrapport. StUF-standaarden kunnen getest worden door de leverancier op het StUF-testplatform.
  • Leg een referentiebezoek af. Hierdoor krijgt u een beter inzicht in de wijze waarop implementaties zijn verlopen, de snelheid en de kwaliteit waarmee leveranciers problemen oplossen of inspelen op gebruikerswensen, de snelheid van handelen van de helpdesk, en andere onderwerpen. Informeer bij de leveranciers of er een onafhankelijke gebruikersvereniging is. Vraag eventueel de gebruikersvereniging om een modelcontract.
  • Neem voor bewezen implementaties contact op met de gebruikersvereniging of het gemeentelijke samenwerkingsverband. Vraag aan de gebruikersvereniging hoe de leverancier omgaat met release en planningsbeleid en welke speelruimte zij de gebruikersvereniging biedt.

Beoordeel offertes en maak uw keuze

  • Maak een initiële keuze voor de leverancier en toets door referentiebezoek in detail of de leverancier voldoet aan de opgestelde eisen. Maak bij de opdrachtverstrekking gebruik van de GIBIT,  de gemeentelijke ICT kwaliteitsnormen, aangevuld met uw eigen eisen en stel zelf uw overeenkomst op. In de loop van april 2017 kunt u gebruik maken van de contractgenerator op www.gibit.nl. Daarnaast kunt u overwegen om met een leverancier resultaat afspraken te maken. Dat gaat verder dan alleen het installeren van een nieuw softwaresysteem.

Fase 3: Implementatie

Toets opgeleverde software in acceptatie

  • Zorg voor implementatie dat de leverancier preventieve testen heeft uitgevoerd (zie hiervoor ook de GIBIT artikel 6 en de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen bij de GIBIT) en hiervoor het bewijs heeft geleverd.
  • Zorg dat de ketentest (indien van toepassing) uitgevoerd wordt. Zie hiervoor ook GIBIT artikel 6.
  • Test op het programma van eisen en doorloop de vastgestelde acceptatieprocedure. Indien geen specifieke acceptatieprocedure is afgesproken en de GIBIT van toepassing is, dan geldt de acceptatieprocedure zoals in de GIBIT opgenomen (artikel 7). Werk hierbij systematisch, leg uitkomsten en afwijkingen schriftelijk vast in het testverslag en stem de resultaten met de leverancier af. Bespreek binnen welke termijnen welke issues opgelost moeten zijn. Hou hierbij de fatale termijnen in de gaten (conform GIBIT is de einddatum voor implementatie fataal).
  • Betaal het laatste deel van de overeengekomen vergoeding pas na integrale acceptatie. In de GIBIT betreft dit standaard 30% (zie GIBIT artikel 9), hetgeen geldt tenzij andere afspraken zijn gemaakt en/of de GIBIT niet is gebruikt. Indien andere afspraken worden gemaakt, zorg dan dat er voldoende (financiële) prikkel blijft voor de leverancier om te zorgen voor een volledig juist en goed werkend systeem.

Fase 4: Optimalisatie

De laatste fase heeft geen einddatum. U zorgt er in deze fase voor dat de nieuwe software met de al eerder aangeschafte software blijft werken.

6. Onderhoud en beheer

  • Werk regelmatig het GEMMA Applicatielandschap bij met informatie uit de GEMMA Softwarecatalogus. Hiermee stemt u de gemeentelijke releaseplanningen op elkaar af. In de GEMMA Softwarecatalogus vermelden de leveranciers de data van de nieuwe releases. Door deze informatie te combineren, kunt u zelf uw releaseplanning opstellen.
  • Neem actief deel in de gebruikersverenigingen voor de doorontwikkeling van functionaliteit en standaarden, maar ook voor de continuïteit. Gebruikersverenigingen zijn succesvol wanneer zij actieve leden hebben. Door vraagtrechtering van de leden oefenen zij invloed uit op leveranciers voor wat betreft product- en releasebeleid. Daarnaast kan eenvoudig kennisuitwisseling plaatsvinden tussen de leden, waardoor je kunt profiteren van elkaars ervaringen. Ook kan een gebruikersvereniging in gezamenlijkheid modelcontracten opstellen.

4 producten die raken aan dit onderwerp

StUF testplatform

Het StUF Testplatform laat ICT-softwareleveranciers op de gemeentelijke markt in een vroegtijdig stadium zien of de door hen ontwikkelde applicaties voldoen aan afgesproken standaarden.
Gewijzigd: 10 december 2018
instrument

Collectieve afspraken

GEMMA Softwarecatalogus

De GEMMA Softwarecatalogus is een online informatiesysteem waarin het gebruikte (en verwachte) softwareaanbod voor gemeenten/samenwerkingsverbanden te vinden is.
Gewijzigd: 13 juli 2018
instrument

Collectieve afspraken

Gemeentelijke ICT kwaliteitsnormen bij de GIBIT

Als gemeenten een overeenkomst sluiten waarbij de GIBIT van toepassing is, gelden de Gemeentelijke ICT-Kwaliteitsnormen. Zo behouden gemeenten een betrouwbare en gedegen IT-infrastructuur.
Gewijzigd: 18 september 2018
product

Collectieve afspraken
In gebruik

GIBIT-overeenkomstengenerator

De VNG heeft de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) vastgesteld. Bij de GIBIT zijn vervolgens modelovereenkomsten gemaakt die aansluiten op de GIBIT. De overeenkomst biedt ruimte om eventuele afwijkingen ten opzichte van de GIBIT op te nemen. De modelovereenkomsten kunt u invullen via een generator.
Gewijzigd: 11 september 2018
product

Collectieve afspraken
In gebruik