Zaakgericht werken

Zaakgericht werken

Zaakgericht werken helpt gemeenten om dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Voor veel gemeentelijke processen is dit een natuurlijke manier van werken. VNG Realisatie heeft voor gemeenten die zaakgericht werken willen invoeren of een nieuwe impuls willen geven een toolkit beschikbaar met documentatie, een kennisbank met inspirerende voorbeelden.

Doel van dit product

Zaakgericht werken is geen doel op zich, maar wordt ingezet om:

  1. dienstverlening te verbeteren met bijvoorbeeld webformulieren;
  2. informatievoorziening te verbeteren door toegankelijke dossiers;
  3. bedrijfsvoering te optimaliseren door uniforme processen.

De scope van Zaakgericht werken kan klein en gedetailleerd zijn, of groot en gemeentebreed.

Gezamenlijke inspanning

Zaakgericht werken gaat niet in de eerste plaats over systemen, maar over de manier waarop het werk georganiseerd en gedocumenteerd wordt. Alle ondersteuningsmiddelen voor Zaakgericht werken zijn ontwikkeld door gemeenten voor gemeenten ondersteund door VNG Realisatie.

Profijt voor burgers

De invoering van Zaakgericht werken levert voordelen op voor burgers. Zo kan een medewerker van het Klant Contact Centrum  een burger bijvoorbeeld direct voorzien in een informatiebehoefte wanneer zij toegang hebben tot de relevante dossiers. Of wanneer Zaakgericht werken is aangesloten op Lopende Zaken van MijnOverheid. Een burger heeft dan direct toegang tot de gewenste informatie. Zelfs als het doel van Zaakgericht werken primair het verbeteren van de bedrijfsvoering is, dan profiteert de burger indirect. Denk aan een proces dat een kortere doorlooptijd heeft, of beter te voorspellen is.

Bij de gemeente Dongen hebben we Zaakgericht werken gemeentebreed met een Big Bang (niet stapsgewijs) ingevoerd. Ons doel was om de basis van onze informatievoorziening op orde brengen. Na de invoering zijn we gaan doorontwikkelen, met aandacht voor digitale dienstverlening en procesoptimalisatie. Ik heb geleerd dat zaakgericht werken een complex begrip is. Als gemeente heb je veel keuzes op het gebied van Zaakgericht werken, zowel qua invoering als qua inrichting. Het belangrijkste handvat voor het maken van die keuzes is het doel: voor welk probleem is Zaakgericht werken in je organisatie de oplossing?​ – Veerle Ultee, informatiemanager gemeente Dongen

Praktische instrumenten

Er zijn verschillende redenen voor een gemeente om Zaakgericht werken te implementeren of verder te ontwikkelen. Bijvoorbeeld ter voorbereiding op de Omgevingswet, het op orde brengen van het digitale archief, het realiseren van e-diensten, procesoptimalisatie of integrale ketensamenwerking. De ondersteuningsaanpak Zaakgericht werken biedt een set aan praktische instrumenten om projectleiders te helpen bij het invoeren van zaakgericht werken.

Voordelen van Zaakgericht Werken

De voordelen van Zaakgericht werken voor de gemeente zijn voor een groot deel ook de voordelen van digitaal werken. Denk aan: automatische termijnbewaking, parallel werken in hetzelfde dossier en het geautomatiseerd toekennen van metadata. Om Zaakgericht werken goed in te richten, is het wel van belang om verder te kijken dan een zaaksysteem en ook proces specifieke applicaties mee te nemen in die inrichting zoals een applicatie voor vergunningverlening. Er zijn verschillende inrichtingsvarianten om Zaakgericht werken mogelijk te maken in de organisatie.

Kennisbank en documentatie

De kennisbank Zaakgericht Werken deelt praktijkvoorbeelden van verschillende gemeenten om andere gemeenten, die overwegen zaakgericht te gaan werken, te inspireren. Is zaakgericht werken al ingevoerd? De kennisbank biedt inspiratie voor doorontwikkeling van de zaakgerichte werkwijze.

Documentatie Zaakgericht werken

Oriënteren en een project starten

  • Met scenario’s Zaakgericht werken ondersteunen we uw gemeente bij het maken van de juiste keuzes voor de invoering van Zaakgericht werken en de inrichting van het applicatielandschap dat Zaakgericht werken ondersteunt.
    • De quickscan geeft de projectleider aan de hand van een aantal vragen tips voor de invoering van Zaakgericht werken. Zo is er aandacht voor randvoorwaarden en de invoeringsstrategie;
  • Fabels over Zaakgericht werken helpt projectleiders vooroordelen weg te nemen en goede keuzes voor de organisatie te maken met de juiste argumenten.
  • Het overzicht Zaakgericht werken in samenhang biedt aanknopingspunten bij de doorontwikkeling voor gemeenten die al Zaakgericht werken. Het kan dienen als inspiratie bij een programma voor het verbeteren van de dienstverlening.

Projectplan en opleidingsplan maken

Inrichten van de zaaktypecatalogus

  • Het stappenplan Zaaktypecatalogus leidt projectleiders en projectmedewerkers stap voor stap door het opzetten van een Zaaktypecatalogus waarmee ze een blauwdruk maken voor zaakdossiers.

Werkafspraken maken en borgen

  • De generieke werkafspraken Zaakgericht werken gaan gedetailleerd in op afspraken die van belang zijn als Zaakgericht werken organisatiebreed wordt ingevoerd. Functioneel beheerders en DIV-medewerkers kunnen naar deze afspraken verwijzen als onderbouwing voor hun keuzes. Het is belangrijk dat de organisatie haar eigen set aan werkafspraken formuleert, dit document dient als inspiratie hiervoor.
  • Het document borgen van Zaakgericht werken biedt punten die voor de projectleider van belang zijn om Zaakgericht werken te borgen in de organisatie na de invoering. 

Evalueren

  • De evaluatie Zaakgericht werken helpt de projectleider om de invoering van Zaakgericht werken te evalueren en kansen voor doorontwikkeling van de werkwijze te identificeren.