GIBIT staat voor Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT. Deze uniforme inkoopvoorwaarden helpen gemeenten bij het professionaliseren van de inkoop van ICT-diensten en –producten. De VNG raadt gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden aan om de GIBIT op te nemen in het inkoopbeleid. Eind 2019 past meer dan 90 procent van de gemeenten GIBIT in de praktijk toe of heeft GIBIT opgenomen in hun inkoopbeleid.
Belang van dit onderwerp
Gemeentelijke diensten digitaliseren steeds verder. Dat maakt professionalisering van inkoop van ICT essentieel. De GIBIT levert hiervoor de basis met een set uniforme inkoopvoorwaarden.
Vaststellingsproces, versiebeheer en inkoopproces
Gemeenten zijn voor de kwaliteit van hun dienstverlening en uitvoering steeds meer afhankelijk van ingekochte ICT-producten en -diensten. Bijna tweehonderd verschillende leveranciers zijn verantwoordelijk voor de levering hiervan, daarom zijn standaarden voor gemeenten van groot belang. Bijvoorbeeld voor moderne vormen van dienstverlening, een efficiënte en ketengerichte uitvoering van processen, complexiteitsreductie, het betrouwbaar en veilig uitwisselen van gegevens en voor keuzevrijheid van leveranciers. De GIBIT houdt rekening met deze eisen en wensen en maakt duidelijk welke standaarden van toepassing zijn.
Gebruik van GIBIT in het inkoopproces
Hoe gebruikt u GIBIT in het inkoopproces? De GIBIT staat niet op zichzelf, maar maakt deel uit van een grotere voorwaarden- en overeenkomstenstructuur waarin afspraken voor een ICT-product/dienst zijn opgenomen.
In de (bovenliggende) overeenkomst of deelovereenkomsten, tussen opdrachtgever en leverancier, wordt bepaald wat er aan product(en) en/of dienst(en) wordt afgenomen en welke specifieke afspraken gemaakt worden. In deze bovenliggende overeenkomsten kan worden afgeweken van bepaalde (vangnet)bepalingen in de GIBIT. De overeenkomst geldt boven het bepaalde in de GIBIT. Als in de overeenkomst geen andere keuzes zijn gemaakt of bepaalde aspecten niet zijn meegenomen, dan treedt de GIBIT in werking. Daarom is het belangrijk dat u de GIBIT al vanaf de offerteaanvraag van toepassing verklaart.
Behalve de overeenkomst(en) en de GIBIT kunnen ook andere documenten deel uitmaken van het totaal aan afspraken. Dit betreft onder meer de uitwerkingen van wensen en eisen, financiële en contractuele afspraken, offertes, nota’s van inlichtingen, service level agreements, implementatieplan etc.
Reikwijdte
De reikwijdte van de GIBIT omvat primair alle producten en/of diensten die gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden op het gebied van ICT verwerven. Dit betreft onder andere producten en diensten van projectmatige en structurele aard. Daarnaast kunt u delen van de GIBIT gebruiken voor een betere borging van bijvoorbeeld informatiebeveiliging, eigendom en overdracht van data en (data)interoperabiliteit.
Versiebeheer
VNG Realisatie beheert de GIBIT en de bijbehorende Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen. Wijzigingen die doorgevoerd zijn in de GIBIT of in de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen, vindt u in het document ‘Versiebeheer GIBIT’.
In de praktijk
De GIBIT is goed toepasbaar voor diverse gemeentelijke inkooptrajecten. In veel zaken zit tegenwoordig een ICT-component die data registreert, verwerkt en/of communiceert. Een voorbeeld is het Internet of Things: hierbij is in de publieke ruimte steeds vaker een ICT-component opgenomen. Denk aan afvalcontainers, bruggen, lantaarnpalen, vervoersmiddelen, verkeerssystemen, camera’s en meet- en signaleringsysteem.
Hulp bij vragen over de GIBIT
Heeft u behoefte aan toelichting bij een specifieke GIBIT-bepaling? Of ontvangt u vragen van leveranciers over de inhoud van GIBIT-artikelen? U kunt uw vraag ook stellen op de speciale GIBIT groep van het VNG-Forum. U dient zich hiervoor eerst te registreren.