De VNG heeft de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) vastgesteld. Wij raden gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden aan om de GIBIT op te nemen in het inkoopbeleid en de GIBIT te gebruiken voor inkoop van producten en/of diensten op het gebied van ICT. De GIBIT heeft als doel de professionalisering van het ICT-opdrachtgeverschap en het realiseren van een set uniforme ICT-inkoopvoorwaarden.
Belang van dit onderwerp
Gemeentelijke diensten digitaliseren steeds verder. Dan is professionalisering van inkoop van ICT-producten en diensten noodzakelijk. De GIBIT heeft als doel het ICT-opdrachtgeverschap verder te professionaliseren.
Vaststellingsproces, versiebeheer en inkoopproces
Vaststellingsproces
In het voorjaar van 2015 heeft VNG Realisatie in samenwerking met gemeenten een verkenning uitgevoerd naar verbetering en uniformering van ICT-inkoopvoorwaarden voor gemeenten. Op basis van de uitkomsten heeft de VNG in 2016 de GIBIT vastgesteld. VNG raadt gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden aan om de GIBIT op te nemen in het inkoopbeleid en de GIBIT te gebruiken voor inkoop van producten en/of diensten op het gebied van ICT.
Gemeenten zijn voor de kwaliteit van hun dienstverlening en uitvoering steeds meer afhankelijk van ingekochte ICT-producten en -diensten. Bijna tweehonderd verschillende leveranciers zijn verantwoordelijk voor de levering hiervan, terwijl standaarden voor gemeenten van groot belang zijn. Bijvoorbeeld voor moderne vormen van dienstverlening, een efficiënte en ketengerichte uitvoering van processen, complexiteitsreductie, het betrouwbaar en veilig uitwisselen van gegevens en voor keuzevrijheid van leveranciers. De GIBIT houdt met deze eisen en wensen rekening en borgt het voldoen aan standaarden.
Versiebeheer
VNG Realisatie beheert de GIBIT en de bijbehorende Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen. Wijzigingen die doorgevoerd zijn in de GIBIT of in de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen, vindt u in het document versiebeheer GIBIT.
Inkoopproces
Hoe gebruikt u GIBIT in het inkoopproces?
De GIBIT staat niet op zichzelf, maar maakt deel uit van een grotere voorwaarden- en overeenkomstenstructuur waarin afspraken voor een ICT product/dienst zijn opgenomen.
In de (bovenliggende) overeenkomst, of deelovereenkomsten, tussen opdrachtgever en leverancier wordt bepaald wat er aan product(en) en/of dienst(en) wordt afgenomen en welke specifieke afspraken gemaakt worden. In deze bovenliggende overeenkomsten kan worden afgeweken van bepaalde (vangnet)bepalingen in de GIBIT. De overeenkomst geldt boven het bepaalde in de GIBIT. Als in de overeenkomst geen andere keuzes zijn gemaakt of bepaalde aspecten niet zijn meegenomen, dan treedt de GIBIT in werking. Daarom is het belangrijk dat u de GIBIT al vanaf de offerteaanvraag van toepassing verklaart.
Behalve de overeenkomst(en) en de GIBIT kunnen ook andere documenten deel uitmaken van het totaal aan afspraken. Dit betreft onder meer de uitwerkingen van wensen en eisen, financiële en contractuele afspraken, offertes, nota’s van inlichtingen, service level agreements, implementatieplan etc.
Reikwijdte
De reikwijdte van de GIBIT omvat primair alle producten en/of diensten die gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden op het gebied van ICT verwerven. Dit betreft onder andere producten en diensten van projectmatige en structurele aard. Daarnaast kunt u delen van de GIBIT gebruiken voor een betere borging van bijvoorbeeld informatiebeveiliging, eigendom en overdracht van data en (data)interoperabiliteit.
In de praktijk
De GIBIT is goed toepasbaar voor diverse gemeentelijke inkooptrajecten. In veel zaken zit tegenwoordig een ICT-component die data registreert, verwerkt en/of communiceert. Een voorbeeld is het Internet of Things: hierbij is in de publieke ruimte steeds vaker een ICT-component opgenomen. Denk aan afvalcontainers, bruggen, lantaarnpalen, vervoersmiddelen, verkeerssystemen, camera’s en meet- en signaleringsysteem.