Inrichten terugmeldproces

Inrichten terugmeldproces

Terugmelden is voor gemeenten een wettelijke plicht. Het principe is eenvoudig: twijfelt een gemeenteambtenaar aan de juistheid van een gegeven uit een basisregistratie? Dan meldt hij dit bij de beheerder van de betreffende registratie. Zo eenvoudig als het klinkt, zo complex blijkt het in de praktijk. Een onderzoek bracht aan het licht welke knelpunten er zijn en hoe deze aangepakt kunnen worden.

Doel van deze verkenning

Door het structureel inbedden van terugmelden in werkprocessen de gegevenskwaliteit verhogen en gemeenten helpen om te voldoen aan de wettelijke terugmeldplicht.

Aanleiding onderzoek

In 2016 zijn verschillende gemeenten bezocht om de terugmeldvoorziening Digimelding onder de aandacht te brengen. Tijdens deze bezoeken bleek dat er bij veel gemeenten geen sprake was van een proces dat terugmelden ondersteunt. Afspraken over welke medewerkers op welke manier moeten terugmelden, bleken schaars. Deze bevindingen hebben geleid tot een behoefte-onderzoek.

Onderzoeksresultaten terugmeldproces

In de eerste helft van 2017 is met betrokkenen bij gemeenten en samenwerkingsverbanden gesproken over belemmeringen die terugmelden (gemeentebreed en in ketenverband) in de weg staan. Samen met hen is gekeken naar mogelijke praktische instrumenten die kunnen helpen de problemen aan te pakken.

Het algemene beeld dat het onderzoek opleverde is dat de mate waarin er sprake is van (procesmatig) terugmelden, verband houdt met het niveau waarop gegevensmanagement is ingericht. In grote lijnen werden verschillende ontwikkelingsniveaus zichtbaar.

In gemeenten waar overzicht over inwinning en gebruik van gegevens ontbreekt, is er geen sprake van een terugmeldproces. Een aantal belangrijke randvoorwaarden ontbreken: voldoende kennis en bewustzijn over terugmelden en geen of zeer beperkte werkafspraken met samenwerkingsverbanden over gebruik van gegevens en het melden van onjuistheden.

In gemeenten met voldoende overzicht over gegevensstromen is er vaker sprake van terugmeldproces. Bij het optimalieren hiervan stuiten zij in een aantal gevallen op gebrek aan bestuurlijk draagvlak voor het onderwerp of op onvoldoende afstemming tussen de gemeentelijke praktijk en landelijke ontwikkelingen rond basisregistraties en terugmeldvoorzieningen. .

Best practice Súdwest-Fryslân

De gemeente Súdwest-Fryslân greep de fusie van vijf gemeenten aan om het terugmeldproces in te richten door gebruik en inwinning van gegevens in kaart te brengen, vervolgens draagvlak te creëren bij de directie om tenslotte te kunnen innoveren met kwalitatief goede gegevens