Duurzaam toegankelijk op orde

Duurzaam Toegankelijk Op Orde

In augustus 2019 startte onder regie van VNG Realisatie het project Digitaal Toegankelijk Op Orde (DTOO). DTOO is het logische vervolg op het traject Digitale Archieven Op Orde (DAOO). Het project is praktisch van aard gaat over de ‘Hoe’ vraag voor het duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie.

Doel van dit product

Duurzaam Toegankelijk Op Orde wordt ingezet om:

  • informatievoorziening te verbeteren door duurzaam toegankelijke dossiers;
  • samenwerking binnen en tussen gemeenten te faciliteren, door informatie en dossiers vindbaar te maken en te delen;
  • openbare informatie rechtstreeks toegankelijk kunnen maken.

Waarom

Veel gemeenten ervaren dat digitaliseren iets anders is dan gestructureerd archiveren en daardoor het kunnen eenvoudig kunnen zoeken, vinden en presenteren van informatie. De behoefte aan structuur voor het kunnen zoeken en vinden van informatie in en over systemen en organisaties neemt sterk toe. Ook door nieuwe wetgeving. Denk alleen maar aan de Wet Open Overheid, de AVG en de Omgevingswet.

Hoe implementeren

Er is al veel geschreven voor gemeenten wat je moet doen. Maar gemeenten hebben steeds meer behoefte aan invulling van de vraag: Hoe dan? De praktische invulling heeft nog (vervolg)stappen nodig. Het project Duurzaam Toegankelijk Op Orde (DTOO) vult samen met koploper gemeenten de missing-link vanuit de praktijk in, waardoor gemeenten drempelvrij een vervolgstap kunnen zetten naar het ‘Hoe’ van digitaal duurzaam toegankelijk werken. Het project DTOO doet dit door praktijkbeproevingen met kopgroep-gemeenten centraal te stellen en op basis daarvan tot een aanbeveling te komen voor overige gemeenten.

Duurzaam Toegankelijk Op Orde

Vanuit het programma Duurzaam Toegankelijk wordt nadrukkelijk samengewerkt met projecten voor de Wet open overheid. Hierdoor wordt overlap voorkomen en worden gezamenlijke oplossingsrichtingen verkend en oplossingen vormgegeven. 

Van Wat naar Hoe

Er worden vijf projecten onderscheiden die elk met enkele kopgroepgemeenten vormgegeven gaan worden:

  1. Archiving by design: Hoe zetten we praktisch gezien ‘Archiving by design’ op? Het is nu een containerbegrip waar veel definities over zijn. Hier hanteren we de volgende ‘definitie’: Informatie uit het werkproces duurzaam toegankelijk maken en houden, zonder dure maatregelen achteraf. Kortom, Hoe kun je het archiefproces gestroomlijnd vormgeven van het ontstaan van het document (documentcreatie) tot en met vernietigen of permanent te bewaren.  Archiving by design is niet alleen een technisch proces, maar nadrukkelijk (ook) een organisatie-veranderingstraject. 
  2. Preservatie: Bij punt 1 hebben we Archiving by design gedefinieerd, waarbij ook een keuze is gemaakt voor bestandsformaat. Bij preservering zorgen we dat informatie wat betreft vorm, inhoud, structuur, samenhang en gedrag duurzaam toegankelijk blijft.  Er ontstaan drie hoofdvraagstukken:
    - Moeten we permanent te bewaren stukken in een extern e-Depot plaatsen, wat is daarbij dan nodig? (Moet er eigenlijk nog veel geregeld worden wanneer Archiving by design van punt 1 goed is doorgevoerd in de organisatie?) of kunnen we dat net als een archiefbewaarplaats als zorgdrager zelf vormgeven? 
    - Heb ik een e-Depot nodig of kan ik preservatie binnen een zaaksysteem of taakspecifieke applicatie vormgeven en wat is daarvoor nodig?. Een marktverkenning kan hierbij inzage geven: Wat is er in aanbod voorhanden? Hierbij ook kijkend naar binnen de overheid ontwikkelde oplossingen. Daarnaast zal een verkenning plaatsvinden bij gemeenten naar reeds in gebruik zijnde arrangementen voor eDepotvoorzieningen en de opgedane ervaringen / aanbevelingen.
    - Hoe geven we tijdreizen vorm. Doen we dat in de metadata? Taalgebruik wijzigt, organisaties wijzigen  en zo zijn er meer onderdelen in metadata die in de toekomst wijzigen. Hoe geven we dit proces vorm?` 
  3. Zoeken en vinden van informatie : In Zaaksystemen, DMS-en, RMA’s  en Taakspecifieke applicaties en (in de toekomst) e-Depots worden grote hoeveelhedeninformatie opgeslagen. Vraag is hoe kunnen we gestandaardiseerd zoeken en ontsluiten? Niet alleen binnen een systeem maar ook over systemen heen.  Niet alleen gestructureerde data maar ook ongestructureerde data als eMail of data afkomstig uit Sharepoint of (externe) omgevingen waarin bijvoorbeeld videotulen staan. 
  4. Tonen van informatie, rekening houdend met AVG eisen. Publiceren is complex: Niet alle gegevens mogen in het kader van de AVG getoond worden. Hoe sla je dan gegevens op en hoe ga je anonimiseren? Ook de wijze waarop je gegevens toont en presenteert is van belang. Immers de burger en ondernemer kent onze wijze van metadateren niet. Kan hij dan gebruik maken van synoniemen? Hoe kan de samenhang geborgd worden? Uit welke bronsystemen moeten gegevens getoond kunnen worden en in welke vorm?
  5. Vernietigen van informatie: Vernietigen van informatie. Vragen zijn o.a.: Als we vernietigen moet dat dan niet context bepaald zijn? En hoe doen we dat als de informatie over verschillende systemen verspreid is? Een dossier kan vernietigd worden, waarbij documenten die in andere dossiers ook gebruikt worden bewaard moet blijven (Eenmalige opslag, meervoudig gebruik). Er kan dan een splitsing ontstaan tussen vernietigen van een document en het laten staan van metadata (of het aanpassen van metadata) om de context te borgen. 

Marktplaats DTOO

Veel gemeenten hebben voor een of meerdere van deze deelprojecten een en ander al uitgewerkt, of zijn er mee bezig. Om te voorkomen dat elke gemeente opnieuw het wiel uitvind is de vraag ontstaan vanuit gemeenten om ervaringen en documentatie beschikbaar te maken op VNG Forum. Op het forum kunnen gemeenten zich aanmelden en toegang krijgen op het Forum ‘Marktplaats Digitaal Op Orde’. Er is slechts een spelregel: Wanneer je gebruik maakt van de informatie zou je dan aanpassingen / toevoegingen willen uploaden, zodat andere gemeenten daar gebruik van kunnen maken. Het scheelt veel geld en energie wanneer we informatie tijdig met elkaar kunnen delen.

Gemeenteambtenaren kunnen zich voor de forumgroep aanmelden via forum.helpdesk@vng.nl. Dit vereist een gemeentelijk e-mailadres. Geef bij uw aanmelding aan:

  • Naam
  • Functie
  • Uw gemeentelijk emailadres dat gekoppeld kan worden aan het forumaccount.
  • De naam van het specifieke forum waarvoor de aanmelding is: marktplaats Digitaal Toegankelijk Op orde
  • Bent u als gemeenteambtenaar al lid van het VNG forum? Dan hoeft u alleen te melden dat u lid wilt worden van de marktplaats DTOO.

Aanmelden als Kopgroepgemeente

Als gemeente je kennis en ervaring willen delen? In kleine groepen (maximaal 3 koploper gemeenten per project) met elkaar uitwerken hoe gemeenten eenvoudig stappen kunnen zetten met duurzame toegankelijkheid? Neem contact met ons op.