Samenwerken aan Digitaal Machtigen

Samenwerken aan Digitaal Machtigen

Gemeenten werken samen met VNG Realisatie aan de voorbereidingen voor een pilot met gemeenten en bewindvoerders voor het gebruik van de nieuwe machtigingsvoorziening van de overheid. Met behulp van deze voorziening kunnen bewindvoerders digitaal zakendoen met gemeenten namens hun cliënten. De voorbereidende bijeenkomsten in december brachten inzichten en concrete aandachtspunten voor de pilot. De eerste bijeenkomst, op 17 december, stond in het teken van een klantreis. De tweede bijeenkomst op 19 december betrof een verdiepende risicoanalyse in vervolg op een eerdere sessie in de zomer van 2019.

Klantreis bijstandsaanvraag door bewindvoerders

De gemeente Enschede voerde een klantreis uit naar de aanvraag van bijstand door bewindvoerders voor hun cliënten. Met de eerste resultaten van die klantreis is in de bijeenkomst van 19 december gewerkt. De gemeenten Den Haag, Amsterdam, Amstelveen en Groningen, de Nederlandse Beroepsvereniging Professionele Bewindvoerders en betrokkenen vanuit de Rechtspraak, Logius en VNG Realisatie namen deel. Een van de conclusies is dat een digitaal proces met gebruik van de machtigingsvoorziening veel aandachtspunten die nu in het papieren proces naar voren komen, oplost. Zo hoeft de bewindvoerder niet meer voor elke cliënt opnieuw een formulier aan te vragen, dat vervolgens geprint, ingevuld, gescand en retour gestuurd moet worden. Anderzijds bleek dat het digitaal machtigingsproces nog de nodige voorbereiding vraagt in systemen en processen binnen de gemeenten. De procesvraagstukken betreffen vooral de communicatie, wetgeving (o.a. AVG) en de verschillen die er bestaan in beleid en diensten tussen gemeenten. De opbrengst van de bijeenkomst bleek nuttig en wordt door VNG Realisatie en Logius gebruikt bij de voorbereidingen van de pilot digitaal machtigen van bewindvoerders en verwerkt in de pilot-documentatie.

Risicoanalyse

Ook zijn met een aantal gemeenten de risico’s die op gemeentelijk niveau kunnen ontstaan bij het gebruik van de machtigingsvoorziening, geïnventariseerd en geprioriteerd. Hieruit kwam het belang van goede logging en de inrichting daarvan naar voren. Gemeenten zijn nu niet gewend om bij logging en verwerking van digitale aanvragen rekening te houden met een derde die namens een burger handelt. Als dit niet op orde is dan heeft het verschillende negatieve effecten. Hier moet aandacht voor zijn. VNG Realisatie formuleert op basis van deze analyse mitigerende maatregelen voor de risico’s met de hoogste score (impact hoog, kans hoog). Ook worden de geïnventariseerde risico’s verwerkt in een volgende versie van de handreiking voor de pilot digitaal machtigen van bewindvoerders.