Digitale Archieven op Orde

Kennisbijeenkomst e-mailarchivering

Op woensdag 12 juni organiseren het Nationaal Archief en de VNG in samenwerking met het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) een kennisbijeenkomst over e-mailarchivering.

E-mail is nog steeds het meest gebruikte communicatiemiddel bij de overheid. En dus hebben we beheer en bewaring van e-mail pico bello geregeld. Of toch niet? Wordt e-mail by design gearchiveerd? Kunnen we bij WOB-verzoeken in een handomdraai relevante berichten terugvinden? Weten we welke mails voor altijd bewaard moeten worden en welke niet? Kunnen we e-mails makkelijk veilig stellen en preserveren? Kunnen we e-mails met privacy-gevoelige informatie goed onderscheiden van 'gewone' berichten? Interesse? Meld u dan nu aan voor deze bijeenkomst.

De vraag stellen, is haar beantwoorden ...

Er zijn de laatste jaren interessante aanpakken ontwikkeld rond e-mailarchivering. Bij het Rijk, maar ook bij gemeenten. Verschillende aanpakken zijn gedocumenteerd in handreikingen, die ook voor andere overheidsorganisaties van belang kunnen zijn. Maar er blijven ook nog vragen en knelpunten over. Daarvoor moeten wellicht nieuwe praktische handvatten worden ontwikkeld.

VNG en het Nationaal Archief gaan gezamenlijk werken aan het opstellen van praktische handreikingen en informatiebladen over e-mailarchivering. Dat willen we doen we op basis van de wensen en behoeften bij informatieprofessionals en archivarissen.

Doel van de bijeenkomst is om praktische ervaringen, vragen en knelpunten te delen. Maar ook om elkaar met verschillende oplossingsrichtingen kennis te laten maken. Dat doen we in de vorm van presentaties, pitches en een wereldcafé rond een aantal thema's. Zo hopen we te komen tot een goed overzicht van wensen en behoeften. Dit helpt om duidelijk te krijgen welke concrete kennisproducten we prioriteit horen te geven.

De bijeenkomst is bedoeld voor DIV adviseurs en beleidsmedewerkers met ervaring met de problematiek van e-mailarchivering. Daarbij hopen we ook collega’s te vinden die bereid zijn mee te helpen aan de ontwikkeling van de kennisproducten. Bijvoorbeeld door conceptteksten te reviewen of door praktijkgevallen te beschrijven.